Shopware Warenwirtschaft
Effizient Wirtschaften im E-Commerce
Wer einen Online-Shop betreibt weiß, dass der Verkauf über das Netz ein hohes Datenaufkommen mit sich bringt: Produktdaten müssen hinterlegt, Kundendaten gespeichert und Lagerbestände kontrolliert werden. Dazu kommen Bestellhistorien, Lieferantenbeziehungen, Rücksendungen und unzählige Geschäftsprozesse, die im kleinen Rahmen sicherlich manuell erledigt werden können.
agil bleiben
Erfreulicherweise bietet Shopware die Möglichkeit, diese im Shop-Backend abzubilden. Doch mit wachsendem Bestellvolumen übersteigt der Bearbeitungsaufwand schnell ein sinnvolles Maß – und gerade im E-Commerce wollen wir vor allem eins sein: AGIL.
Für ein effizientes und fehlerfreies Arbeiten im Online-Handel sind automatisierte Prozesse, eine zentrale Datenverwaltung sowie eine dedizierte Steuerung des Geschäftsbetriebs einfach ein Muss. An einem Warenwirtschaftssystem führt somit häufig kein Weg vorbei – auch nicht, wenn wir es WaWi, WWS oder sogar ERP nennen.
Was können Wawi und ERP?
Lagerbestände und -bewegungen, Preise, Artikel und Varianten, Stücklisten, Zielgruppen, Kunden und Lieferanten, Bestellungen, Versandüberwachung, Lieferscheine, Rechnungslegung, Retourenkontrolle – ein Warenwirtschaftssystem kann all das und mehr. Im Grunde genommen werden alle Geschäftsprozesse, die zur Warenbeschaffung, Lagerung und dem Verkauf gehören, in der Warenwirtschaft überwacht und gesteuert.
Ressourcenplanung
Ein ERP-System geht dabei noch weiter: Die gesamte Ressourcenplanung eines Unternehmens läuft hier zusammen, d. h. zusätzlich zum Warenfluss können Personal, Finanzwesen, Marketing und Controlling berücksichtigt werden. Alle Abteilungen bzw. Mitarbeiter eines Unternehmens greifen dabei auf dasselbe System und dieselben Daten zu – ggf. mit definierten Zugriffsrechten.
Ein Warenwirtschafts- oder ERP-System ist also ein Stück Software, das „on premise” (lokal auf dem Arbeitsplatzrechner) installiert sein kann, über einen firmeninternen Server angesteuert wird, oder in der Cloud liegt und somit über den Browser verwendet wird. Für die Anbindung an einen Online-Shop ist diese Information besonders relevant, denn je nachdem, wo das WaWi-System liegt, muss eine andere Herangehensweise an die Programmierung der Schnittstelle gewählt werden.
Erst Wawi, dann Shop!
Nun baut man ein WaWi-System nicht mal so eben auf. Die Entscheidung, ob eine neue Software eingeführt werden soll und vor allem welche, sollte im besten Fall getroffen werden bevor man den Shop in Angriff nimmt – egal, ob es bereits eine Warenwirtschaft gibt, aus der die Daten migriert werden oder ob ein komplett neues System „from scratch” aufgebaut wird. Die Warenwirtschaft sollte hier den Ton angeben; denn das reibungslose Zusammenspiel von Shop und WaWi ist essenziell für Ihren Geschäftserfolg.
Shopsystem trifft auf Warenwirtschaft
Um Ihre Warenwirtschaft und Ihren Shop optimal aufeinander einzustellen, sollten Sie bei der Wahl der umsetzenden Agentur ein Auge auf deren Erfahrung mit WaWi/Shop-Anbindungen haben. Und wie macht pixolith das? Wir setzen ein eigenes Inhouse-Team ein, das sich ausschließlich um Ihre Warenwirtschaft kümmert – damit es wirklich rund läuft. Bei sehr großen Projekten holen wir auch gerne die Profis der Kellerkinder als Partner mit ins Boot: 100 % Shopware, 100 % Nerds. Gemeinsam haben wir bereits eine stattliche Menge an Online-Shops und WaWi-/ERP-Systeme miteinander verbandelt.
Die große Liebe oder ewige Widersacher?
SAP, SAGE, Navision, Infor und JTL sind also regelmäßige Weggefährten in unseren Projekten, die wir inzwischen kennen wie unsere Westentasche. Aber natürlich ist nicht jedes SAP gleich, mitnichten! Auch wenn wir bereits mit den verschiedensten WaWis bzw. ERPs gearbeitet haben, gilt es herauszufinden, wie Ihre individuelle Datenstruktur aussieht, welche Workflows abgebildet werden und wie die Prozesse in Hinblick auf den Shop sogar noch optimiert werden können. Eine besondere Herausforderung sind in diesem Zusammenhang historisch gewachsene Systeme, die stark auf ein Unternehmen zugeschnitten und eng damit verwoben sind. Denn je individueller eine Warenwirtschaft ist, desto schwieriger ist es, eine standardisierte Schnittstelle einzusetzen.
Eine Frage der Kommunikation
Wie kommunizieren Online-Shop und WaWi also miteinander? Welche Daten werden im Shop benötigt und welche in der Warenwirtschaft? Wie werden doppelte Datensätze vermieden und unterschiedliche angeglichen? Viele Wege führen bekanntlich nach Rom – das gilt auch für die Anbindung einer Warenwirtschaft an ein Shopsystem bzw. in unseren Fall an Shopware. Deshalb ist es wichtig, zunächst die Ausgangssituation abzuklopfen.
Kleiner Shop, große Wirkung
Sie haben einen Ein-Mann-Betrieb und möchten mit einem Online-Shop an den Start gehen? In der Regel benötigen Sie für den Anfang tatsächlich keine Warenwirtschaft. Shopware bietet gute Möglichkeiten, das komplette Bestell-Handling durchzuführen, wenn auch zum großen Teil manuell. Kunden- und Herstellerdaten können verwaltet, der Bestell- und Zahlungsstatus kann aktualisiert, und Lieferscheine und Rechnungen können erzeugt werden. Auch ein automatischer E-Mail-Versand und die Stapelverarbeitung von mehreren Bestellungen sind möglich.
Vielleicht ist in einem weiteren Schritt eine Fulfillment-Lösung für Sie interessant? Fulfillment-Dienstleister übernehmen Lagerung, Versand und Retourenmanagement Ihrer Waren. Auch hier benötigen Sie keine eigene Warenwirtschaft, denn die Fulfillment-Anbieter verfügen in der Regel über eine Plattform – häufig als SaaS-Lösung in der Cloud –, mit der Sie Ihren Shop verbinden und Ihre Daten austauschen.
Spannend wird es natürlich, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen wachsen und nachträglich eine Warenwirtschaft einführen möchten. Welche Möglichkeiten bieten sich Ihnen? Bitte weiterlesen …
WaWi-Anbindung leicht gemacht – eine Lösung für mittelgroße Shops
Eine besondere Art der Warenwirtschaft bietet Shopware für mittelgroße Unternehmen: Bei Pickware lautet das Stichwort „Integration“, denn das ERP-System ist ein Plugin, das explizit für Shopware entwickelt wurde. Nach der Installation über den Plugin-Manager greift Pickware auf dieselbe Datenbasis zu wie der Online-Shop und macht eine Schnittstellen-Programmierung zur WaWi-Anbindung überflüssig. In Sachen geringe Komplexität geht somit ein dicker Pluspunkt an diese integrierte Lösung.
Pickware liegt mit Shopware in der Cloud und ist entsprechend von überall über das Shopware-Backend erreichbar. Zusätzlich zu dem ERP-Modul sind ein POS-Modul (POS = Point of Sale) für die Kasse eines kleinen Ladenlokals sowie ein WMS-Modul (WMS = Warehouse Management System) für das Lager erhältlich. Als kleines Manko bietet Pickware jedoch keine Chargenverwaltung.
Individuelle Anpassungen
Möchten Sie als Onlinehändler von den in Pickware vorgesehenen Standardfunktionen abweichen, wäre es theoretisch sogar möglich, die Funktionen individuell anzupassen. Denn das Programm ist quelloffen und der Code somit für Entwickler zugänglich. Doch tatsächlich ist der Aufwand hier in der Regel zu hoch, sodass die Kosten in keiner Relation zum Nutzen stehen würden. Wünschen Sie sich ein WaWi-/ERP-System, das individuellere Konfigurationen bietet, sind Sie mit einem externen Programm ggf. besser beraten.
Besonders für Start-ups gehört neben der Flexibilität die Skalierbarkeit zu den wichtigsten Entscheidungskriterien für eine Warenwirtschaft. Ganz klar: Pickware eignet sich nur im kleinen Rahmen. Geht es in Richtung Wachstum, sind webbasierte Lösungen sicherlich eine gute Alternative. Diese lassen sich aus programmiertechnischer Sicht oft leichter an einen Shop anbinden als lokale Installationen, da die Erreichbarkeit über das Netz per se gegeben ist. Zudem können sie unabhängig vom Betriebssystem eingesetzt werden.
Das große Ganze: Shop-Anbindung an bestehende Systeme
Der Relaunch Ihres Online-Shops steht an oder Sie möchten einen ganz neuen Shop erstellen lassen? Super! Die Kür ist nun, ein bestehendes und komplexes Warenwirtschafts- oder ERP-System mit dem neuen Shopware-Shop zu verheiraten. Ganz gleich, ob Sie mit SAP, Navision, einem anderen Drittanbieter-Programm oder einer Individualsoftware arbeiten – zunächst müssen wir die Strukturen und Prozesse Ihrer Warenwirtschaft kennen und verstehen. Wie werden die Lagerbestände geführt? Welche Produkt-Struktur, welche Variante und welche Attribute verwaltet Ihr ERP? Wie werden die Kundendaten geführt und welche Anforderungen an Versandtracking und Retouren-Handling gibt es? Dafür ist auch relevant, wo das System liegt: Eine WaWi in einer Demilitarisierten Zone (DMZ) auf einem firmeninternen Server ist sicherlich schwerer in einen Schnittstellen-Dialog zu integrieren als eine Cloudlösung.
zwei mögliche Szenarien Für den konkreten Datenaustausch
Für den Datenaustausch ist der Import/Export oder eine Live-Schnittstelle möglich. Bei einer Import/Export-Funktion handelt es sich um ein Plugin, mit dem Daten im CSV- oder XML-Format zwischen Shopware und WaWi bzw. ERP hin- und hergeschoben werden können. Dafür werden die gewünschten Datenspalten zunächst definiert; in Shopware funktioniert dies über Profile, die mit den Spalten aus der WaWi bzw. dem ERP abgeglichen werden. Anschließend wird ein sogenannter Cronjob ausgeführt, der den Import/Export in bestimmten Intervallen automatisch anstößt. Dabei werden alle Datenzeilen aus den ausgewählten Spalten im- und exportiert, sodass dieser Vorgang durchaus etwas länger dauern kann. Kommt es zu einem Fehler, kann wahlweise die Zeile übersprungen oder der gesamte Import/Export abgebrochen werden.
Eine Anbindung über die Import/Export-Funktion bietet sich in der Regel an, wenn die Anforderungen an den Datenaustausch nicht sehr komplex sind, z. B. wenn es nur wenige Produkte oder nur selten Änderungen im Produktportfolio gibt. Dabei kommt es natürlich darauf an, welche Daten überhaupt in der Warenwirtschaft benötigt werden. Nach der Ersteinrichtung kann der Import/Export auch gut von dem Unternehmen selber verwaltet und die Ergebnisse kontrolliert werden – hier muss nicht unbedingt ein Entwickler ran, sodass die Kosten deutlich geringer ausfallen können als bei einer Schnittstelle.
Ein Import/Export ist jedoch auch fehleranfälliger und die Daten stehen nur zeitversetzt, also nicht in Echtzeit, zur Verfügung. Tatsächlich ist es bei manchen Warenwirtschaftssystemen so, dass die Vorteile einer Live-Schnittstelle gar nicht genutzt werden können, da die WaWis (vor allem bei gewachsenen Systemen) technisch nicht selten etwas hinterherhinken. Im Kosten/Nutzen-Vergleich würde sich eine Schnittstellenprogrammierung ggf. nicht lohnen; ein Import/Export ist aber eigentlich immer realisierbar, da dies sozusagen „der alte Weg“ ist.
Eine Live-Schnittstelle hingegen ist der moderne Weg der Anbindung von Software an Software. „API“ heißt das Zauberwort in Neudeutsch (Application Programming Interface) und bezeichnet eine Programmierschnittstelle, die ermöglicht, dass zwei Programme miteinander kommunizieren können. Und das geht wesentlich schneller als beim Import/Export, da Daten nur bei tatsächlichen Änderungen hin- und hergeschickt werden und somit nicht ständig große Datenmengen durch den digitalen Äther geschickt werden. Außerdem stehen die Daten in allen Systemen in Echtzeit zur Verfügung.
Der große Vorteil von Shopware
Der Shop kommt bereits mit einer eigenen Schnittstelle. Hier sind wir also aus dem Schneider. Aber machen wir uns nichts vor, Programmieraufwand gibt es immer, denn auf der anderen Seite wird auch eine Schnittstelle benötigt, damit die beteiligten Programme miteinander sprechen können. Das geht z. B. mithilfe einer sogenannten „Middleware“, die quasi als Übersetzer zwischen den beiden steht. Ein Beispiel: Die Produktdaten sollen zwischen Shopware und ERP synchronisiert werden. Im Shop lautet die Spalten-Bezeichnung in der Datenbank „Product“, im ERP „Item“. Damit beiden Systemen klar ist, dass das Gleiche gemeint ist, wird dies in der Middleware definiert und somit ein Austausch möglich. Die Middleware könnte bei Bedarf sogar um eine grafische Oberfläche ergänzt werden, damit der Benutzer dort direkt eingreifen kann; dies ist aber nicht immer der Fall und tut der Funktion keinen Abbruch.
Zwar geht der Datenaustausch über eine Live-Schnittstelle um einiges schneller als beim Import/Export, der Weg dorthin ist jedoch etwas zeit- und kostenintensiver. Unsere Erfahrung mit Großprojekten zeigt, dass viel Abstimmung mit Drittunternehmen notwendig wird, wie dem Anbieter der Warenwirtschaft selber und ggf. von anderen Programmen, die ebenfalls angebunden werden wollen (PIM, CRM etc.). Welche Abhängigkeiten gibt es? Wann liefert wer, damit alle flüssig arbeiten können?
Standard-Schnittstelle vs. Individualprogrammierung
Wir wollen Ihnen nichts vormachen: Es gibt vorgefertigte Standard-Plugins, die als Schnittstellen fungieren. Im Shopware Community Store wird man hier sicherlich fündig. Wenn Sie bisher noch keine Warenwirtschaft einsetzen und diese mit dem Shop aufgebaut werden soll, ist der Einsatz einer Standard-Schnittstelle durchaus denkbar – solange Sie nicht vom Standard abweichen möchten.
Individuelle Workflows brauchen Individuelle Schnittstellen
Doch wenn Sie bereits mit einem WaWi/ERP-System arbeiten, ist es eher unwahrscheinlich, dass Sie mit einer Standard-Schnittstelle den „Perfect Match“ für Ihre individuellen Workflows finden. Deshalb muss man sich die Prozesse der WaWi genau ansehen, um diese korrekt anzubinden. Das funktioniert am besten mit einer auf Ihre Systeme zugeschnittenen API, die Ihnen genau das bietet, was Sie brauchen. Denn wenn eine vorgefertigte Schnittstelle erweitert oder umgeschrieben werden muss (was häufig nur begrenzt möglich ist bzw. mit hohem Aufwand verbunden ist), ist die Kostenersparnis schnell dahin.
Natürlich ist die Initialinvestition bei einer individuellen Programmierung höher als bei einer Schnittstelle von der Stange. Eine Standard-Schnittstelle suggeriert jedoch, dass eine Anbindung reibungslos ohne großen Programmieraufwand möglich ist. Um es plakativ zu sagen: Unserer Erfahrung nach ist ein Standard-Plugin oft ein Türöffner für die anbietende Agentur, um im Anschluss ihre Dienste in Sachen Schnittstellen-Anpassung an den Mann zu bringen – was am Ende genauso teuer wie eine Individualprogrammierung werden kann, wenn nicht sogar teurer.
Was kostet eine WaWi/ERP-Anbindung an einen Shop?
Aber jetzt mal Hand aufs Herz: Was kostet es, eine Warenwirtschaft an einen Shop anzubinden? Eine konkrete Zahl schwarz auf weiß – oder vielmehr weiß auf lila – können wir hier leider nicht bieten; ganz so verbindlich geht es natürlich nicht, ohne Ihr Projekt zu kennen.
Denn die Kosten hängen ganz klar stark von den Projektparametern ab: Welches System setzen Sie ein? Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Wie viel Austausch haben die Systeme? Doch einen groben Richtwert können wir Ihnen an die Hand geben: Erfahrungsgemäß liegen die Kosten bei einem Viertel bis einem Drittel des Gesamtprojekts bei einem Shop-(Re-)Launch. Ggf. kommen noch Aufwände aufseiten des ERP-Anbieters hinzu. Und auch das sollte klar sein: Ausnahmen bestätigen die Regel.
Projektstart auf Augenhöhe
Bis hierher haben Sie viel zum Thema Warenwirtschaft gelesen: Was ist eine WaWi bzw. ein ERP-System, welchen Nutzen können Sie daraus ziehen? Welcher Systemtyp kann für Ihr Unternehmen Sinn machen und wie kann ein solches System an einen Shopware-Shop angebunden werden? Wie steht es mit den Kosten? Abschließend möchten wir noch darauf eingehen, wie genau wir bei pixolith uns der Thematik widmen.
Strategie- und Technik-Workshops
Vor dem Projekt-Startschuss gibt es bei uns in aller Regel zwei Workshops: Einen Strategie- und einen Technik-Workshop. Während es im strategischen Teil schwerpunktmäßig um Ziele, Personas und Features geht, ist das wichtigste Thema im technischen Teil die Anbindung der Warenwirtschaft bzw. anderer Systeme, die ggf. auch noch zu Ihrer digitalen Familie gehören. Gemeinsam mit Ihnen erörtern wir Ihre Workflows, Wünsche und die Machbarkeit.
Fragenkatalog
Mithilfe eines etablierten Fragenkatalogs, in dem z. B. nach Aktualisierungsintervallen, Auslandsbestellungen, Kundenkreisen usw. gefragt wird, lernen wir Ihr individuelles System kennen. Denn: Dass das WaWi- bzw. ERP-System flüssig mit den Prozessen des Shops und andersherum verwoben ist, entscheidet letztendlich über Erfolg und Misserfolg des gesamten Projekts.
PIM: Die Sinnvolle Ergänzung
Übrigens: Gegebenenfalls haben Sie auch ein PIM (Product Information Management) als effiziente Ergänzung zu WaWi/ERP oder denken über die Sinnhaftigkeit einer Anschaffung nach? Werden Produktbeschreibungen auch in der WaWi gepflegt, kommt das System schnell an seine Grenzen – spätestens, wenn es Sprachversionen oder Branchenshops geben soll.
Ein PIM kann besser mit unterschiedlichen Beschreibungstexten, Preisen, Währungen und Steuersätzen umgehen. Allerdings ist eine PIM-Einführung oder -Anbindung auch ein klassischer Showstopper für die schnelle Time-to-Market Ihres neuen Shops. Aber hierzu lesen Sie an anderer Stelle mehr – wir wollen ja nicht gleich das nächste Fass aufmachen. In diesem Sinne freuen wir uns schon darauf, mit Ihnen auf ein erfolgreiches Projekt anzustoßen!